Pilotbedingungen

Pilotbedingungen für BEMA Orbit · Kostenfreier 12-Monats-Pilot für freigegebene Betriebe · Version 1.1 · Stand 1. September 2026
Geltungsbereich: nur individuell zugelassene Hotels und Gastronomie · B2B

1. Geltung und Teilnahme

1. Diese Bedingungen gelten für den zeitlich begrenzten BEMA-Orbit-Pilot zwischen BEMA Marketing und einem von BEMA ausdrücklich freigegebenen Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, nachfolgend Pilotpartner.
2. Ein Anspruch auf Teilnahme besteht nicht. Umfang, Standorte, Module, Starttermin und Ansprechpartner ergeben sich aus der Pilotbestätigung. Die Nutzung durch Verbraucher ist ausgeschlossen.

2. Zweck und Pilotcharakter

1. Der Pilot dient gemeinsamer Erprobung, Produktverbesserung und Bewertung der Eignung für betriebliche Abläufe. Funktionen können unfertig sein, sich ändern oder zeitweise eingeschränkt sein.
2. Der Pilot ersetzt keine fachliche, rechtliche, steuerliche, arbeitsrechtliche, HACCP- oder sicherheitskritische Beratung. Der Pilotpartner prüft Ergebnisse und behält geeignete betriebliche Rückfallprozesse bei.

3. Dauer, Kosten und Ende

1. Der Pilot beginnt mit der individuellen Freischaltung und läuft höchstens zwölf Monate. Die Nutzung ist in diesem Zeitraum mit 0 EUR vergütet, soweit die Pilotbestätigung keine entgeltlichen Zusatzleistungen nennt.
2. Der Pilot endet automatisch mit Ablauf der zwölf Monate. Er geht nicht stillschweigend oder automatisch in Orbit One, Orbit Flex, Orbit Complete oder ein anderes kostenpflichtiges Abonnement über. Eine bezahlte Fortsetzung setzt ein gesondertes ausdrückliches Angebot und eine ausdrückliche Annahme des Pilotpartners voraus.
3. Jede Partei kann den Pilot mit 14 Kalendertagen Frist in Textform beenden. Das Recht zur sofortigen Beendigung aus wichtigem Grund, insbesondere Sicherheitsgefahr, Rechtsverstoß oder erheblicher Pflichtverletzung, bleibt bestehen.

4. Leistungsumfang und Änderungen

1. BEMA stellt nur die freigegebenen Pilotmodule und Standorte bereit. Individuelle Entwicklung, Datenmigration, Vor-Ort-Schulung, Integrationen oder garantierte Service Levels sind nur geschuldet, wenn dies gesondert bestätigt wurde.
2. BEMA darf Pilotfunktionen ändern, ersetzen oder einstellen, wenn dies für Entwicklung, Sicherheit oder rechtliche Compliance erforderlich ist. Wesentliche Änderungen werden nach Möglichkeit angekündigt.
3. BEMA bemüht sich um angemessene Verfügbarkeit und Support, übernimmt im Pilot aber keine garantierte Mindestverfügbarkeit oder Reaktionszeit.

5. Pflichten des Pilotpartners

1. Der Pilotpartner benennt verantwortliche Administratoren, schützt Zugänge, vergibt minimale Rechte, hält Nutzer aktuell und meldet Störungen oder Sicherheitsprobleme unverzüglich.
2. Der Pilotpartner nutzt BEMA Orbit rechtmäßig und nur für freigegebene Zwecke. Er ist für Inhalte, Rechtsgrundlagen, Beschäftigteninformation, Mitbestimmung und betriebliche Kontrollen verantwortlich.
3. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, vollständige Zahlungsdaten, Ausweiskopien oder außergewöhnlich sensible Informationen dürfen ohne ausdrückliche Freigabe nicht verarbeitet werden.

6. Produktive Daten und AVV

1. Vor Eingabe echter Mitarbeiter-, Gäste- oder Betriebsdaten muss BEMA den Pilotmandanten ausdrücklich für produktionsnahe Nutzung freigeben und der AVV nach Art. 28 DSGVO wirksam geschlossen sein.
2. Ohne diese Freigabe dürfen nur fiktive, anonymisierte oder ausreichend pseudonymisierte Testdaten verwendet werden. Die Demo-Nutzungsbedingungen bleiben für reine Demo-Umgebungen anwendbar.
3. Supportzugriffe sind, soweit technisch vorgesehen, zweckgebunden, zeitlich begrenzt, widerrufbar, minimal berechtigt und zu protokollieren.

7. Feedback und Zusammenarbeit

1. Der Pilotpartner erklärt sich zu angemessenem Feedback zu Nutzbarkeit, Fehlern und Anforderungen bereit. Verbindliche Termine oder Mindestmengen bestehen nur bei ausdrücklicher Vereinbarung.
2. BEMA darf freiwilliges Feedback unentgeltlich und zeitlich unbeschränkt zur Produktverbesserung verwenden. Personenbezogene Daten, Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse dürfen hierfür nur anonymisiert oder mit gesonderter Berechtigung verwendet werden.
3. Referenznennung, Logo- oder Namensnutzung, Fallstudien und öffentliche Aussagen bedürfen jeweils vorheriger Freigabe des Pilotpartners in Textform.

8. Vertraulichkeit und Rechte

1. Beide Parteien behandeln nicht öffentliche Produkt-, Betriebs- und Geschäftsinformationen vertraulich. Offenlegung an verpflichtete Mitarbeiter und erforderliche Dienstleister ist im notwendigen Umfang zulässig.
2. Rechte an Kundendaten verbleiben beim Pilotpartner oder Rechteinhaber. Rechte an BEMA Orbit, Dokumentation, Marken und Weiterentwicklungen verbleiben bei BEMA und Lizenzgebern.

9. Datenexport und Vertragsende

1. Der Pilotpartner kann seine exportierbaren Daten während der Pilotphase und nach Beendigung in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format anfordern. Der Standardexport ist kostenfrei.
2. Nach Ende stehen exportierbare Daten mindestens 30 Kalendertage zum Abruf bereit. Anschließend werden produktive Daten gelöscht; Sicherungskopien werden grundsätzlich spätestens innerhalb von 90 Tagen überschrieben, soweit keine Pflicht entgegensteht.
3. Soweit der Pilot ausschließlich eine zeitlich begrenzte nicht produktive Test- und Evaluierungsversion ist, kann Art. 31 Abs. 2 EU Data Act einzelne Pflichten des Data-Act-Wechselkapitels ausnehmen. BEMA gewährt dennoch den in diesem Abschnitt beschriebenen Standardexport. Ein produktionsnaher Pilot wird nicht allein wegen seiner Bezeichnung von zwingenden Pflichten ausgenommen.

10. Haftung

1. BEMA haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, zwingender gesetzlicher Haftung und ausdrücklich übernommener Garantie.
2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Pflicht ist die Haftung auf den vorhersehbaren, für einen unentgeltlichen Pilot typischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Zwingende Ansprüche nach DSGVO bleiben unberührt.
3. Der Pilotpartner berücksichtigt bei produktionsnaher Nutzung den Erprobungscharakter und hält angemessene Kontroll- und Notfallprozesse vor. BEMA bleibt für ausdrücklich zugesagte Sicherheits-, Datenschutz- und Sicherungspflichten verantwortlich.

11. Schlussbestimmungen

1. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Für Kaufleute und juristische Personen des öffentlichen Rechts ist Gerichtsstand der Geschäftssitz von BEMA, soweit zwingendes Recht nicht entgegensteht.
2. Individuelle Pilotbestätigung, AVV und diese Bedingungen bilden den Pilotvertrag. Bei Widerspruch geht die individuelle Bestätigung vor; für Auftragsverarbeitung geht der AVV vor.
3. Eine unwirksame Bestimmung lässt den übrigen Vertrag unberührt; an ihre Stelle tritt die gesetzliche Regelung.

Datenschutz beim Bewerbungsformular

Für die Pilotbewerbung über unsere Website verarbeiten wir die im Formular angegebenen Daten zur Prüfung der Bewerbung. Zum Schutz vor automatisierten Anfragen wird Cloudflare Turnstile eingesetzt; die Bestätigung erfolgt per E-Mail. Einzelheiten enthält die Datenschutzerklärung.

Pilotbestätigung (Muster)

Punkt	Vereinbarung
Pilotpartner	[Name, Anschrift]
Freigegebener Standort	[Betrieb/Adresse]
Module	[freigegebene Module]
Start / Ende	[Datum] / automatisch spätestens zwölf Monate später
Produktive Daten erlaubt	[Ja, nach AVV und Freigabe / Nein, nur Testdaten]
Ansprechpartner	[Pilotpartner] / [BEMA]

Keine automatische Kostenfolge: Nach dem Pilot entsteht kein kostenpflichtiges Abonnement ohne neue ausdrückliche Vereinbarung.

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Amtliche und technische Quellen (kein Vertragsbestandteil): § 14 BGB; DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679; EU Data Act – Verordnung (EU) 2023/2854.