Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen für BEMA Orbit (B2B-SaaS-AGB) · Version 1.1 · Stand 1. September 2026
Geltungsbereich: Orbit One, Orbit Flex und Orbit Complete – je Betrieb/Standort · B2B – Hotels und Gastronomie

1. Anbieter, Geltung und Unternehmerkreis

1. Anbieter ist BEMA Marketing, Inhaber Benedikt Krause, Europaring 90, 53757 Sankt Augustin, Deutschland, kontakt@bema-marketing.com, +49 351 31410594, nachfolgend BEMA.
2. Diese AGB gelten für Verträge über die entgeltliche Nutzung von BEMA Orbit einschließlich der in Bestellung oder Leistungsbeschreibung aktivierten Module. Individuelle Vereinbarungen gehen diesen AGB vor.
3. BEMA Orbit richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, insbesondere Hotels und gastronomische Betriebe. Der Kunde bestätigt, bei Vertragsschluss in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.
4. Kein Verbraucher-Widerrufsrecht. Da ausschließlich Verträge mit Unternehmern geschlossen werden, besteht kein gesetzliches Widerrufsrecht für Verbraucher. Ein davon unabhängiges Recht zur ordentlichen Kündigung nach Abschnitt 6 bleibt unberührt.

2. BEMA Orbit und Leistungsumfang

1. BEMA Orbit ist eine cloudbasierte, modulare Plattform für betriebliche Zusammenarbeit und Abläufe. Je nach Bestellung können insbesondere Aufgaben, Übergaben, Kommunikation, Gästeservice, Wissen und SOPs, Housekeeping, Technik und Wartung, Inventur, Einkauf, Checklisten, HACCP und weitere Module bereitgestellt werden.
2. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus Bestellung, Tarifbeschreibung und dem bei Vertragsschluss dokumentierten Modulstand. Nicht ausdrücklich gebuchte Funktionen, individuelle Entwicklungen, Beratungsleistungen, Datenmigrationen oder Integrationen sind nicht geschuldet.
3. Die Lizenz gilt pro gebuchtem Betrieb oder Standort. Innerhalb dieses Standorts dürfen unbegrenzt viele Mitarbeiterkonten angelegt werden. Eine gemeinsame Nutzung für weitere rechtlich oder organisatorisch eigenständige Standorte erfordert eine zusätzliche Buchung.
4. Der Modulumfang richtet sich nach dem gebuchten Tarif: Orbit One – ein frei wählbares Standardmodul; Orbit Flex – bis zu drei frei wählbare Standardmodule; Orbit Complete – alle regulären BEMA-Orbit-Standardmodule. Premium-Erweiterungen und externe Integrationen können unabhängig vom Tarif zusätzlich kostenpflichtig sein. Standardmodule können nach Abschnitt 6a gewechselt oder ergänzt werden.
5. Neben den regulären Tarifen bestehen der begleitete Pilot (gesonderte Pilotbedingungen, keine automatische Kostenfolge) sowie Orbit Enterprise (individuelles Angebot für mehrere Standorte, Hotelgruppen, besondere Rollouts, SSO/API, SLA oder größere Integrationen).
6. BEMA darf Funktionen weiterentwickeln und die Benutzeroberfläche ändern, soweit Kernfunktion, vereinbarter Vertragszweck und berechtigte Kundeninteressen nicht wesentlich beeinträchtigt werden. Wesentliche nachteilige Änderungen werden vorab angekündigt; dem Kunden steht bei unzumutbarer Beeinträchtigung ein Sonderkündigungsrecht zum Änderungszeitpunkt zu.

3. Vertragsschluss

1. Darstellungen auf der Website oder in Präsentationen sind noch kein verbindliches Angebot. Der Kunde gibt durch Bestellung, ein unterzeichnetes oder in Textform angenommenes Angebot ein Vertragsangebot ab. Der Vertrag kommt durch ausdrückliche Annahme, Vertragsbestätigung oder Freischaltung durch BEMA zustande.
2. Soweit BEMA eine Online-Bestellstrecke anbietet, kann der Kunde vor dem Absenden seine Eingaben prüfen und berichtigen; BEMA stellt die Vertragsbedingungen speicherbar bereit und bestätigt den Eingang elektronisch. AGB- und AVV-Version, Kunde sowie Annahmezeitpunkt werden revisionsgeeignet dokumentiert. Besteht keine Online-Bestellstrecke, erfolgen Bestellung, Bestätigung und Freischaltung in Textform.
3. Der Kunde hält seine geschäftliche E-Mail-Adresse aktuell. Vertragsrelevante Mitteilungen können in Textform an diese Adresse oder über das Control Center erfolgen.

4. Tarife, Testphase und Preise

1. Alle Tarifpreise sind Nettopreise und gelten je Betrieb oder Standort. Die Zahl der Mitarbeiterkonten ist innerhalb des gebuchten Standorts nicht begrenzt. Der Einführungspreiszeitraum von zwölf bezahlten Monaten ist eine Preisphase und keine Mindestvertragslaufzeit.
2. Die 30-tägige Testphase (30 Kalendertage) beginnt mit der erstmaligen Freischaltung. Wurde der entgeltliche Tarif bereits ausdrücklich bestellt, geht der Vertrag nach Ablauf der Testphase in die bezahlte Phase über, sofern der Kunde nicht vorher kündigt. Erfolgt nur eine unverbindliche Testfreischaltung ohne entgeltliche Bestellung, endet sie ohne Kosten; ein kostenpflichtiger Vertrag erfordert dann eine gesonderte Annahme.
3. Die ersten zwölf tatsächlich abgerechneten Monate werden zum Einführungspreis berechnet; anschließend gilt der jeweils angegebene reguläre Monatspreis. Unterbrechungen, eine spätere Neubuchung oder ein Tarifwechsel lassen einen bereits verbrauchten Einführungspreiszeitraum nicht neu beginnen.
4. Die ausgewiesenen Tarifpreise sind Nettopreise. Aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG wird derzeit keine Umsatzsteuer berechnet oder ausgewiesen. Bei einem späteren Wechsel zur Regelbesteuerung fällt zusätzlich die jeweils gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer an; BEMA informiert hierüber vorab. Tarifpreis und umsatzsteuerliche Behandlung sind voneinander unabhängig; eine dauerhafte Umsatzsteuerfreiheit wird nicht zugesagt.

5. Abrechnung, Zahlungsarten, Fälligkeit und Verzug

1. Die Vergütung wird monatlich im Voraus fällig. Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt oder versandt. Der Kunde prüft Rechnungs- und Unternehmensdaten und meldet erkennbare Fehler unverzüglich.
2. Zahlungsarten. Standard ist die automatische Kartenzahlung über die bei Vertragsschluss hinterlegte Zahlungsmethode; der fällige Betrag wird zu Beginn jeder Abrechnungsperiode automatisch eingezogen. Zahlung gegen Rechnung ist nur nach gesonderter Freigabe durch BEMA möglich; das Zahlungsziel beträgt in diesem Fall 14 Kalendertage ab Rechnungsdatum. Ein abweichendes Zahlungsziel von 30 Kalendertagen gilt nur, wenn es ausdrücklich vereinbart wurde. Die Rechnungszahlung ist nicht frei über die Website wählbar. Ein konkreter Zahlungsdienstleister wird nicht Vertragsbestandteil, solange er nicht in der Bestellung oder in der Zahlungsinformation benannt ist.
3. Verzug und Sperre. Bei ausbleibender Zahlung weist BEMA den Kunden hierauf hin und setzt eine Nachfrist von 7 Kalendertagen ab Fälligkeit beziehungsweise ab dem fehlgeschlagenen Einzug. Während dieser Frist bleibt der Zugang bestehen. Wird die Zahlung bis zum Ablauf der Frist nicht ausgeglichen, darf BEMA den Zugang auf das erforderliche Maß einschränken oder sperren. Ohne Frist darf BEMA nur bei akuter Sicherheitsgefahr, missbräuchlicher Nutzung oder erheblichem fortdauerndem Verzug sperren. Eine Sperre führt nicht zur Löschung von Kundendaten; ein Zugang zur Wiederherstellung und zum Ausgleich offener Zahlungen bleibt bestehen. Nach Ausgleich wird die Sperre unverzüglich aufgehoben. Die gesetzlichen Verzugsrechte bleiben unberührt.

6. Laufzeit und ordentliche Kündigung

1. Nach der Testphase läuft der entgeltliche Vertrag auf unbestimmte Zeit mit monatlichen Abrechnungsperioden.
2. Beide Parteien können mit einer Frist von 14 Kalendertagen zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode in Textform kündigen, sofern die Bestellung keine für den Kunden günstigere Frist vorsieht. Eine Kündigung während der Testphase verhindert den Eintritt in die bezahlte Phase.
3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Vor einer Kündigung wegen behebbarer Pflichtverletzung ist regelmäßig eine angemessene Abhilfefrist zu setzen.
4. Mit Wirksamwerden der Kündigung endet der Vertrag zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode; bis dahin bleibt der Zugang bestehen. Eine automatische Löschung von Kundendaten allein aufgrund der Kündigung erfolgt nicht; es gelten die Export- und Löschregelungen nach Abschnitt 12.

6a. Tarif- und Modulwechsel

1. Ein Wechsel in einen höheren Tarif (Upgrade) oder die Erweiterung der Modulauswahl wird sofort wirksam. Für die laufende Abrechnungsperiode kann eine anteilige Berechnung erfolgen.
2. Ein Wechsel in einen niedrigeren Tarif (Downgrade) oder die Reduzierung der Modulauswahl wird zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode wirksam. Eine gültige künftige Modulauswahl ist anzugeben.
3. Ein Tarif- oder Modulwechsel begründet keinen neuen Testzeitraum und keinen neuen Einführungspreiszeitraum. Ein bereits laufender Einführungspreiszeitraum wird unverändert fortgeführt und endet nach insgesamt zwölf bezahlten Monaten.

7. Verfügbarkeit, Wartung und Support

1. BEMA stellt BEMA Orbit im Rahmen des vereinbarten Leistungsumfangs bereit. Eine bestimmte, garantierte Mindestverfügbarkeit oder Reaktionszeit besteht nur, wenn sie ausdrücklich als Service Level vereinbart wurde.
2. Planbare Wartungen sollen möglichst außerhalb typischer Hauptnutzungszeiten erfolgen und angemessen angekündigt werden. Sicherheitskritische Wartungen dürfen kurzfristig durchgeführt werden.
3. Support wird über die von BEMA angegebenen Kanäle erbracht. Er umfasst angemessene Hilfe zur vertragsgemäßen Nutzung, nicht jedoch allgemeine IT-Beratung, Rechtsberatung, individuelle Prozessgestaltung oder die Behebung von Störungen in Systemen des Kunden oder Dritter.

8. Accounts, Berechtigungen und Pflichten des Kunden

1. Der Kunde benennt mindestens einen berechtigten Administrator, vergibt Rollen nach dem Erforderlichkeitsprinzip, überprüft Berechtigungen regelmäßig und deaktiviert ausgeschiedene Nutzer unverzüglich.
2. Zugangsdaten sind geheim zu halten und dürfen nicht zwischen Personen geteilt werden. Der Kunde informiert BEMA unverzüglich über vermuteten Missbrauch oder Sicherheitsvorfälle.
3. Der Kunde nutzt BEMA Orbit nur rechtmäßig. Verboten sind insbesondere rechtswidrige Inhalte, Schadsoftware, unbefugte Sicherheitsprüfungen, Umgehung von Zugriffskontrollen, störende Automatisierung, Weiterverkauf ohne Erlaubnis und Nutzung für Verbraucherangebote, für die BEMA Orbit nicht freigegeben ist.
4. Der Kunde ist für Richtigkeit, Rechtmäßigkeit und erforderliche Transparenz seiner Inhalte verantwortlich. Er holt erforderliche Rechtsgrundlagen, Beteiligungsrechte, Einwilligungen oder Betriebsvereinbarungen ein und beachtet arbeits-, datenschutz-, mitbestimmungs-, lebensmittel- und gastgewerberechtliche Pflichten.
5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, Daten über Straftaten, vollständige Zahlungsdaten, amtliche Identitätskopien oder Geheimnisse mit außergewöhnlichem Schutzbedarf dürfen nur bei ausdrücklicher Freigabe des Moduls und geeigneter Vertrags- und Sicherheitsgrundlage verarbeitet werden.

9. Kundendaten, Rechte und Vertraulichkeit

1. Alle Rechte an Kundendaten verbleiben beim Kunden oder den jeweiligen Rechteinhabern. Der Kunde räumt BEMA nur die für Betrieb, Sicherung, Support, Export und Vertragserfüllung erforderlichen Nutzungsrechte ein.
2. BEMA erwirbt keine Rechte, Kundendaten für Werbung, Profilbildung oder Training allgemeiner KI-Modelle zu verwenden, sofern dies nicht gesondert, transparent und rechtmäßig vereinbart wird.
3. Beide Parteien behandeln als vertraulich erkennbare Geschäfts- und Betriebsinformationen geheim. Gesetzliche Offenlegungspflichten und erforderliche Einbindung verpflichteter Dienstleister bleiben zulässig.

10. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

1. Für eigene Vertrags-, Ansprechpartner-, Accountverwaltungs- und Abrechnungsdaten handelt BEMA als Verantwortlicher. Für Mitarbeiter-, Gäste- und betriebliche Inhaltsdaten des Kunden handelt BEMA grundsätzlich als Auftragsverarbeiter.
2. Soweit Art. 28 DSGVO anwendbar ist, gilt der gesonderte Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) einschließlich Anlagen. Der Kunde muss den AVV vor Eingabe produktiver personenbezogener Daten wirksam abschließen. Bei Widersprüchen gehen die Datenschutzregelungen des AVV für die Auftragsverarbeitung vor.
3. Ein Supportzugriff auf Kundendaten ist, soweit technisch vorgesehen, zeitlich begrenzt, widerrufbar, zweckgebunden, auf erforderliche Rechte beschränkt und zu protokollieren.
4. Einzelheiten zur Verarbeitung, zu Empfängern und Unterauftragsverarbeitern ergeben sich aus der Datenschutzerklärung und dem AVV einschließlich Anlage 3.

11. Informationssicherheit

1. BEMA hält risikogerechte technische und organisatorische Maßnahmen aufrecht. Der Kunde bleibt für sichere Endgeräte, Netze, Konten, Rollen, Inhalte und eigene Exporte verantwortlich.
2. Keine technische Schutzmaßnahme kann sämtliche Risiken ausschließen. Sicherheitsrelevante Schwachstellen sind vertraulich an BEMA zu melden; öffentliche Offenlegung vor angemessener Abhilfe ist unzulässig, soweit keine zwingende gesetzliche Berechtigung besteht.

12. Datenexport, Wechsel und EU Data Act

1. Der Kunde kann während der Vertragslaufzeit und nach Kündigung die Portierung seiner exportierbaren Daten und digitalen Assets zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene Infrastruktur verlangen oder deren Löschung wählen. Ein Standardexport wird in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitgestellt.
2. Exportierbar sind vom Kunden oder seinen Nutzern eingegebene sowie durch die Nutzung erzeugte Ein- und Ausgabedaten einschließlich zugehöriger Metadaten, soweit sie dem Kunden zugeordnet und technisch exportierbar sind. Dazu gehören insbesondere Nutzer- und Standortstammdaten, Aufgaben, Checklisten, Nachrichten, Kommentare, Dokumente, Gästeservice-, Housekeeping-, Technik-, Wartungs-, Inventur-, Einkaufs- und Auditdaten sowie Konfigurationen, soweit im gebuchten Modul vorhanden.
3. Nicht exportiert werden BEMA-eigener Quellcode, Algorithmen, Sicherheitsgeheimnisse, interne Betriebsmetriken, interne Risiko- und Missbrauchsmodelle sowie Rechte oder Geheimnisse Dritter. Diese Ausnahme darf den wirksamen Wechsel nicht verhindern oder unangemessen verzögern.
4. Die Einleitung des Wechsels erfolgt auf Kundenmitteilung ohne unangemessene Verzögerung und spätestens innerhalb von 30 Kalendertagen. Der reguläre Übergangszeitraum beträgt höchstens 30 Kalendertage. Ist dies technisch nicht möglich, informiert BEMA innerhalb von 14 Arbeitstagen mit Begründung und nennt einen alternativen Zeitraum von höchstens sieben Monaten. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal angemessen verlängern.
5. Während des Übergangs gewährleistet BEMA im vereinbarten Rahmen Servicekontinuität und wirkt nach Treu und Glauben mit. Offene, dokumentierte Schnittstellen werden in dem unionsrechtlich erforderlichen Umfang gleichberechtigt und kostenfrei zugänglich gemacht. Es besteht keine Pflicht, neue Technik zu entwickeln oder geschützte Rechte, Geschäftsgeheimnisse oder Sicherheit zu gefährden.
6. Nach dem Übergang stehen die exportierbaren Daten mindestens 30 Kalendertage zum Abruf bereit. Anschließend löscht BEMA die dem Kunden unmittelbar zugeordneten exportierbaren Daten und digitalen Assets, wenn der Wechsel erfolgreich abgeschlossen ist oder der Kunde Löschung verlangt und keine gesetzliche Aufbewahrung entgegensteht. Sicherungskopien werden im regulären Zyklus, grundsätzlich spätestens innerhalb von 90 Tagen, überschrieben.
7. BEMA erhebt keine gesonderten Wechsel- oder Datenegressgebühren für den Standardwechsel. Individuelle Beratungs-, Transformations- oder Entwicklungsleistungen außerhalb gesetzlicher Wechselpflichten werden nur nach transparenter gesonderter Vereinbarung berechnet.
8. Die jeweils verfügbaren Exportwege, Datenstrukturen, Formate, Schnittstellen und bekannten technischen Einschränkungen werden dokumentiert und dem Kunden vor Vertragsschluss mit der Bestellung sowie während der Vertragslaufzeit im Control Center bereitgestellt und aktuell gehalten.

13. Mängel und Abhilfe

1. Der Kunde meldet reproduzierbare Störungen mit den verfügbaren Informationen. BEMA untersucht und behebt erhebliche Abweichungen innerhalb angemessener Zeit. BEMA darf eine gleichwertige Umgehungslösung bereitstellen.
2. Gesetzliche Minderungs-, Schadensersatz- und Kündigungsrechte bleiben bestehen. Eine unerhebliche oder allein vom Kunden, dessen System oder einem nicht von BEMA verantworteten Drittdienst verursachte Beeinträchtigung begründet keine Ansprüche gegen BEMA.

14. Haftung

1. BEMA haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach zwingender gesetzlicher Haftung, insbesondere dem Produkthaftungsgesetz, sowie im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie.
2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Vertragsdurchführung erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
3. Die vorstehenden Grenzen gelten auch zugunsten von Mitarbeitern, gesetzlichen Vertretern und Erfüllungsgehilfen. Zwingende Ansprüche nach der DSGVO und sonstigem zwingendem Recht bleiben unberührt.
4. Bei Datenverlust ist ein Mitverschulden des Kunden zu berücksichtigen, insbesondere wenn eine zumutbare Export- oder Sicherungsmöglichkeit trotz konkreten Hinweises nicht genutzt wurde. BEMA bleibt für die von ihm vertraglich übernommenen Sicherungs- und Wiederherstellungspflichten verantwortlich.

15. Rechte an BEMA Orbit und Feedback

1. BEMA und seine Lizenzgeber behalten alle Rechte an Software, Design, Dokumentation, Marken, Methoden und Weiterentwicklungen. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur vertragsgemäßen Nutzung durch seine berechtigten Nutzer.
2. Freiwilliges Feedback darf BEMA unentgeltlich zur Verbesserung des Produkts verwenden, soweit es keine Kundendaten, personenbezogenen Daten oder Geschäftsgeheimnisse enthält. Eine Verpflichtung zur Umsetzung besteht nicht.

16. Änderungen von AGB und Preisen

1. BEMA kann diese AGB aus sachlichem Grund ändern, insbesondere wegen Rechtsänderungen, Sicherheitsanforderungen oder funktionaler Weiterentwicklung. Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mit hervorgehobener Erläuterung mitgeteilt.
2. Schweigen gilt nicht als Zustimmung zu Änderungen wesentlicher Leistungspflichten oder Preisen. Soweit eine Zustimmung erforderlich ist, wird sie aktiv eingeholt. Bei nachteiligen Änderungen kann der Kunde bis zum Wirksamwerden kostenfrei kündigen.
3. Der bereits vereinbarte Wechsel vom Einführungspreis zum Standardpreis nach zwölf bezahlten Monaten ist keine spätere Preisänderung. Andere Preiserhöhungen bedürfen der vorstehenden Mitteilung und eines Kündigungsrechts; gesetzlich geschuldete Steueränderungen bleiben unberührt.

17. Vertragsende

1. Mit Vertragsende endet das Nutzungsrecht. BEMA stellt die Export- und Abrufmöglichkeiten nach Abschnitt 12 bereit und löscht anschließend nach Weisung, AVV und gesetzlichen Pflichten.
2. Offene Zahlungsansprüche, Vertraulichkeit, Rechte an geistigem Eigentum, Haftung sowie Lösch- und Nachweispflichten bleiben bestehen, soweit sie ihrer Natur nach fortwirken.

18. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für Verzögerungen durch ein außerhalb ihres zumutbaren Einflusses liegendes Ereignis, soweit sie das Ereignis nicht zu vertreten hat, angemessene Gegenmaßnahmen trifft und die andere Partei informiert. Zahlungs- und Datenschutzpflichten entfallen dadurch nicht. Dauert die wesentliche Beeinträchtigung länger als 30 Tage, kann jede Partei den betroffenen Leistungsteil außerordentlich kündigen.

19. Schlussbestimmungen

1. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
2. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten der Geschäftssitz von BEMA. Zwingende Gerichtsstände bleiben unberührt.
3. Abtretungen wesentlicher Vertragsrechte bedürfen der Zustimmung der anderen Partei; die Zustimmung darf nicht unbillig verweigert werden. Gesetzliche Abtretungsrechte bleiben unberührt.
4. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle tritt die gesetzliche Regelung. Eine geltungserhaltende Reduktion unzulässiger AGB findet nicht statt.

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Amtliche und technische Quellen (kein Vertragsbestandteil): § 14 BGB, § 307 BGB, § 310 BGB, § 312i BGB, § 19 UStG, EU Data Act – Verordnung (EU) 2023/2854.